Dans le contexte de la propagation du COVID-19, les organisations sont encouragées à mettre en oeuvre le télétravail, notamment dans les territoires où des cas ont été recensés. Alors comment favoriser le travail et la collaboration à distance vite et bien, notamment si cette pratique est inédite dans votre structure ?
« En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés », détaille l’article L1222-11 du code de travail. Le cas du Coronavirus est évidemment une circonstance exceptionnelle qui force de nombreux employeurs à envisager sérieusement le télétravail. Certains d’entre eux ont déjà mis le holà aux déplacements extérieurs et aux évènements afin de limiter les risques de contamination. En parallèle, Muriel Pénicaud, la ministre du travail, a appelé les entreprises à « adapter les conditions de travail, en télétravail ou en arrêt de travail ».
Alors comment mettre en place le télétravail sans perdre en performances ? Comment limiter également les risques d’isolement des collaborateurs ? Voici les trois étapes pour y parvenir.
1. Connaitre et écouter les besoins des acteurs concernés
Avant de se lancer, il est essentiel de connaitre les avis des collaborateurs sur la question : comment envisagent-ils le travail à distance ? Quels sont leurs doutes ? Depuis quels lieux pourront-ils travailler ? Disposent-ils de l’ensemble des outils nécessaires ?
Cette étape peut être établie avec un panel de collaborateurs, ou en réunissant les délégués du personnel.
2. Proposer aux télétravailleurs volontaires une charte de télétravail
La première étape de concertation est terminée. Il est maintenant possible d’aboutir à une sorte de guide du télétravail qui permettra à chacun de s’organiser en cohérence les uns avec les autres. Cette charte doit aborder différents points :
- le rythme du télétravail ;
- les types de poste ouverts au travail à distance ;
- la sécurité des données dans un contexte de collaboration à distance ;
- le suivi de l’activité avec la suggestion d’un reporting, par exemple.
3. Construire un écosystème d’outils de collaboration à distance
Afin de limiter les risques d’isolement des collaborateurs, les outils de collaboration, voire de communication sont simplement essentiels :
- les messageries instantanées, pour les discussions informelles à faible valeur stratégique ;
- la visioconférence pour les échanges à valeur ajoutée : ceux-ci peuvent être réalisés d’un support (ordinateur, tablette, smartphone…) à un autre et d’un poste de travail à un autre.
- la vidéoconférence et la téléprésence dans les salles de réunion pour les échanges formels, à forte valeur ajoutée également ;
- la téléprésence mobile, complément des dispositifs de visioconférence, qui permettent au collaborateur connecté de garder le lien humain, en participant aussi bien aux échanges formels, qu’aux discussions informelles dans un couloir ou à une machine à café.
