Collaboration à distance : « L’aménagement se doit d’être un facilitateur »

La transformation digitale a chamboulé les pratiques collaboratives, managériales, allant même jusqu’à redéfinir l’aménagement de nos espaces de travail. En la matière, qui mieux que Majencia, spécialiste de l’aménagement d’espaces professionnels, pour délivrer des conseils avisés ? Interview de Claire du Mesnildot, Responsable marketing Design & Build.

Quels sont les grands principes d’aménagement pour maximiser l’engagement des collaborateurs ?

Management par la confiance, responsabilisation, vision claire et partagée, sentiment d’appartenance ou encore relations amicales entre collègues font partie des éléments participatifs de l’engagement des collaborateurs. L’aménagement se doit d’être un facilitateur en proposant des espaces et des aménagements adaptés. 



À ce titre, Majencia recommande un aménagement adressant les 7 usages* et permettant ainsi au collaborateur de trouver un espace adapté à son besoin. Une réflexion particulière doit être portée sur les espaces de convivialité mais aussi les espaces de détente et de créativité, trop souvent traités à la marge.

D’autre part, les attentes des collaborateurs évoluent et l’environnement de travail doit désormais devenir un « habitat professionnel » alliant confort, ergonomie et décoration comme à la maison. Les jeunes générations ne souhaitent plus avoir l’impression de travailler, mais sont en quête d’un espace ludique et connecté, facilement appropriable.


*Accueillir, collaborer, piloter, partager, imaginer, se concentrer, se ressourcer

Comment la technologie, et notamment BEAM, s’intègre dans l’espace de travail ? Quel impact de la « transformation digitale » sur l’aménagement ?

La transformation digitale est au cœur des préoccupations actuelles de nombreuses entreprises. Elle doit se matérialiser par une vision claire porteuse d’une transformation culturelle profonde de l’organisation puis par le déploiement de technologies au service de cette transformation et non par l’achat massif de solutions ne tenant pas compte des spécificités de  l’organisation.

Si la transformation digitale va permettre aux collaborateurs de s’affranchir du papier et des contraintes physiques au profit d’une plus grande liberté dans les lieux et les heures de travail, Majencia est convaincue que l’environnement de travail de demain sera phygital : associant la liberté permise par le digital, à l’indispensable contact humain. Les bureaux en Flex’office doivent cohabiter avec les espaces conviviaux.

Les modes de collaboration doivent être repensés pour intégrer au mieux les personnes à distance. Les moments conviviaux doivent être favorisés pour maintenir un sentiment d’appartenance à une communauté. Le robot de téléprésence mobile BEAM est une réponse parfaite à ces enjeux en permettant à l’utilisateur de retrouver la même spontanéité et liberté que s’il était sur le site, lui donnant accès aux réunions formelles ou informelles.

Les formidables opportunités de la digitalisation ne doivent pas occulter les risques inhérents d’infobésité, d’hyperconnectivité et d’exigence d’immédiateté. Il est donc de plus en plus important de prévoir des espaces de déconnexion.

Quelles règles d’aménagement pour le « home-office », notamment lorsque l’on utilise des outils de visioconférence ?

Pour profiter pleinement de solutions de visioconférence que ce soit en home office ou sur son lieu de travail, certains principes s’imposent comme de disposer d’un espace isolé pour ne pas être dérangé ou déranger, une luminosité adaptée apportant un éclairage suffisant sans nuire à la visibilité de l’écran. Enfin, l’usage du BEAM induit de favoriser les espaces ouverts, les circulations larges et d’avoir un espace bien rangé et dégagé.

 

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